# 归档

## 概述

在各模式下打印或发送原稿时，轻击文件归档功能的［归档］键可以在打印或发送的同时将原稿作为文件保存到主文件夹或用户文件夹中。之后可以调用保存的文件，使您无需放置原稿就能将其再次复印或发送。
使用归档功能保存文件时，如果没有附加文件信息，机器会自动将下列用户名与文件名指定到该文件。
用户名：未知用户名
文件名：模式_年-月-日_时-分-秒
（示例：复印_20110404_112030）
保存到：主文件夹

## 操作

例如，在复印模式下使用“归档”功能的步骤如下。
放置原稿并轻击［预览］键。
将原稿置于送稿器托盘中或原稿台上。

- 根据原稿的类型和状态选择放置原稿的步骤

根据所使用的复印功能，也可能会在执行预览前进行所需的设置。
轻击［归档］键以附加文件信息。
要选择用户名、文件名、文件夹及属性设置，请参阅“文件信息”。
要保存到硬盘：

- 更改属性
- 指定用户名
- 指定文件名
- 指定文件夹
- 创建供计算机浏览的PDF

要保存到外部记忆体设备：

- 指定文件名
- 指定文件夹
- 创建供计算机浏览的PDF

完成以上设置后，您将会返回至此屏幕。转至下一步骤。
如果您不想给该文件指定用户名或其它信息，请继续下一步骤。
轻击 。
您将返回复印模式的初始屏幕，高亮显示［归档］键。
选择复印设置，然后轻击［彩色开始］键或［黑白开始］键。

- 在开始复印的同时，原稿将保存为文件。
  所选复印设置也被保存。
- 有关放置原稿的步骤，请参阅“根据原稿的类型和状态选择放置原稿的步骤”的步骤1。

文件信息
下面介绍了详细设置的步骤。
指定属性、用户名、文件名和文件夹，会使您更简便地管理及搜索文件。此外，在为属性选择了［机密］设置并设置了密码后，他人在未经许可的情况下将无法查看该文件。
更改属性
对使用文件归档功能保存的文件可以选择保护设置。该设置可防止文件被移动，或被自动或手动删除。
保存的文件有三种属性：“共享”、“保护”和“机密”。以“共享”属性保存时，文件不受保护。以“保护”或“机密”属性保存时，文件会受保护。
保存在临时保存文件夹中的文件都可保存为“共享”文件。将文件保存在主文件夹或用户文件夹时，才能够选择“共享”、“保护”或“机密”属性。

共享 | 通过使用任务设置中的“更改属性”，能够将“共享”文件变为“保护”或“机密”文件。
保护 | “保护”设置无需设置密码，却可防止文件被移动、删除或编辑。不能为保护文件设置密码。受保护文件的文件键模式图标旁会出现 图标。
机密 | 如需保护“机密”文件，可对其设置密码。（调用文件必须输入密码。）机密文件的文件键模式图标旁会出现 图标。

更改属性的限制

- 根据需要，设置为“共享”的文件可以更改为“保护”或“机密”。不过，保存在临时保存文件夹中的“共享”文件属性只能更改为“保护”。
- 根据需要，设置为“保护”的文件可以更改为“共享”或“机密”。不过，保存在临时保存文件夹中的“保护”文件属性只能更改为“共享”。
- 保存在临时保存文件夹中的文件不能更改为“机密”。如果将文件移动到主文件夹或用户文件夹，则能够将其属性更改为“机密”。
- 同一文件不能同时选择两个属性。

在文件信息屏幕中选择［属性］。
如果已选择了［机密］，使用数字键输入密码（32位数字）。
每输入一位数时，将显示“”。
指定用户名
轻击［用户名］文字框。
当使用用户认证时，将自动选择用户登录时使用的用户名。这种情况下，不需要执行本步骤。
必须先通过在“设置模式”下选择［用户控制］→［用户清单］来保存用户名。
轻击用户名的键。
或者，您还可以通过轻击［按用户号码调用］键并输入用户编号来选择用户名。
必须先通过在“设置模式”下选择［用户控制］→［用户清单］来设置用户编号。
轻击 。
系统会返回到步骤1的屏幕以显示所选的用户名。
指定文件名
可为文件指定一个文件名。
轻击［文件名］文字框，然后输入文件名。
输入文件名（最多30个字符）。
文件名

- 如果指定了已存在的文件名，文件名后会添加一个波浪号和一个序号，然后将此文件另存为一个不同的文件。文件名不区分大小写。
  例如，如果名称“test.txt”已存在而您又指定了“TEST.TXT”文件，则该文件将保存为“TEST.TXT~1”文件。
- 如果文件名的长度超出限制，超出的字符部分将被忽略，并会在文件名的末尾添加序号。

指定文件夹
指定用于保存文件的文件夹。
轻击［保存到］文字框。
如果选择了一个带有“我的文件夹”设置的用户名，则机器会自动选择该用户的“我的文件夹”。
轻击想要保存文件的文件夹键。
如果该文件夹设置了密码，将出现密码输入屏幕。用数字键输入密码（5-8位），并轻击 。
创建供计算机浏览的PDF
轻击［创建供计算机浏览的PDF］检选框将其设为 ，保存文件时将会创建供计算机浏览的公共PDF。
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